Zakupy

Zobacz jak realizować zakupy w CUW

Zobacz

Dział zakupów

Pracownik, który może zawnioskować o sprzęt służbowy, w większości przypadków zawnioskuje o sprzęt wykraczający poza standard. Zanim dział zakupów rozpocznie proces zakupowy, poświęci czas na negocjacje z wnioskującym i zebranie odpowiednich akceptacji.

Dział zakupów w przedsiębiorstwie pełni trzy bardzo ważne role. Rola strategiczna to zarządzanie zewnętrznymi zasobami firmy w celu podnoszenia jej wartości. Rola taktyczna to działalność służąca do osiągniecia synergii kosztowych. Rola operacyjna to realizacja zapotrzebowań na możliwie najefektywniejszym poziomie, czyli dopilnowanie odpowiedniej ceny, jakości, ilości i terminowości. Niestety, w realizacji powyższych zadań przeszkadzają zlecenia od pracowników, które wymagają niestandardowego podejścia. Rozpoczynają się negocjacje ze zgłaszającym, który wnioskuje niezgodnie z przyznanymi mu uprawnieniami. Wszelkie procesy zakupowe nie podlegające pod standard, powodują problemy w dziale zakupów.

Żeby pogodzić wszystkie role działu zakupowego, potrzebne jest podejście procesowe wraz z narzędziem wspierajacym. Podejście, które przy wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia, ustandaryzuje zgłoszenia przekazywane do działu zakupów.

Rozległy i niejasny proces ubraliśmy w standard korporacyjny. Dla nowego pracownika zatrudniający może zawnioskować o jeden z trzech standardów wyposażenia. Zgłaszający nie potrzebuje zastanawiać się o wyborze konkretnego sprzętu, realizujący zgłoszenie postępuje według prostego procesu, nie ma miejsca na nieścisłości, dodatkowe negocjacje i akceptacje

Problemy w dziale zakupowym

Zapotrzebowanie na zmianę w dziale zakupów, dla firmy z branży ubezpieczeniowej, pojawiło się po przeanalizowaniu średniego czasu potrzebnego na realizację zgłoszenia zakupowego. Analiza danych pozwoliła na odnalezienie wąskich gardeł w procesie. Znaczna część czasu była tracona na negocjacje z wnioskującym oraz zbieranie potrzebnych do realizacji usługi akceptacji. Zamówienie sprzętu u dostawcy bądź przydzielenie sprzętu z zasobów magazynowych po ustaleniu ostatecznej formy zlecenia było procesem prostym i sprawnym. Dział zakupowy największe problemy miał na styku z zamawiającym. Żeby usprawnić komunikację ze zgłaszającym dział zakupowy zgłosił chęć dołączenia do powstającego centrum usług wspólnych. Został wdrożony jako kolejny etap budowy CUW, po wcześniejszym wdrożeniu działu marketingu. Wdrożenie przebiegało przy udziale działu IT, który zarządza całością centrum usług wspólnych.

Podczas wdrożenia zamodelowano najczęstsze zgłoszenia w dziale zakupowym. Zamodelowane procesy zostały przeniesione na system i udostępnione zgłaszającym w postaci katalogu usług działu zakupowego.

Quick-win dzięki rozwiązaniu od IT

Dzięki funkcjonalności katalogu zgłoszeń, możliwe było zaimplementowanie odpowiednio przygotowanych wniosków zakupowych. Wnioski zostały przygotowane w oparciu o ustanowione standardy korporacyjne, które automatycznie wyeliminowały problem niestandardowych zgłoszeń i negocjacji z zamawiającym. Wnioski zostały powiązane z automatycznym podpięciem procesu akceptacji. W zależności od stanowiska zgłaszającego oraz samego zamówienia, zgłoszenie może podlegać akceptacjom przez wskazane osoby. Do działu zakupowego trafiają zgłoszenia już zaakceptowane przez odpowiednie osoby. Wprowadzone automatyzacje to sprawniejszy proces realizacji usługi dla pracowników oraz przesunięcie odpowiedzialności z działu zakupów na osoby decyzyjne.

Wdrożenie automatyzacji, wykorzystanie już posiadanego systemu i kompetencji działu IT spowodowało osiągniecie szybkich zysków z zastosowanej zmiany. Osiągnięto korporacyjny quick-win.