Human Resources

Obsługa działu HR w CUW

Zobacz

Rozwiązania dla HR

Mając problem z ludźmi, pomocy szukamy w dziale HR. Współczesne działy HR zapewniają dostępność najlepszych pracowników, dbają o ich późniejszy rozwój, motywację i chęć bycia częścią organizacji. Rozwiązują kwestie sporne i problemowe występujące w relacjach pracowniczych. Dział HR pojawia się praktycznie w każdym aspekcie organizowania pracy. Bierze udział w zatrudnianiu ludzi, zapewnieniu ich dostępności i obsługi nieobecności.

Świadome problemów komunikacji działy HR, poszukują specjalnych narzędzi do usprawnienia procesu. W organizacji często takie narzędzie już funkcjonuje. ServiceDesk Plus, doskonale sprawdza się w organizacjach, w których HR świadczy prace w podejściu procesowym.

Dzięki pomocy MWT przy modelowaniu i wdrożeniu ServiceDesk Plusa, skróciliśmy proces zatrudnienia nowego pracownika z miesiąca do 10 dni

Kierownik projektu wdrożeniowego w spółce energetycznej

Problemy i wyzwania w grupie spółek

Realizacja zdań HR w grupie 17 spółek może wydawać się zadaniem ponad siły. Analiza pracy HR w jednej z polskich spółek dostawcy energii, pokazała mnogość i złożoność zadań HR. Realizacja zadań w mocno rozproszonym środowisku wymaga nie tylko zamodelowania standardów obsługi, ale przede wszystkim wdrożenia systemu zgłoszeniowego. Potrzeba zmiany podejścia do zadań HR została wskazana przez kierownictwo grupy. Ponieważ procesy HR w dużej części wymagają współpracy pozostałych działów, kierownictwo zadecydowało o wdrożeniu centrum usług wspólnych dla grupy. Do działu IT zgłoszono potrzebę znalezienia i wdrożenia właściwego systemu. Dział IT, świadczący wcześniej centrum usług informatycznych, zainicjował projekt rozbudowy posiadanego już systemu. Po rekomendacji działu IT zapadła decyzja o transformacji centrum usług informatycznych w centrum usług wspólnych.

Przed rozbudową systemu ServiceDesk Plus, przeprowadzono modelowanie usług świadczonych w grupie, w tym usług świadczonych przez HR. Modelowanie procesów uwidoczniło ilość zależności i powiązań między działem HR a pozostałymi działami. Proces zatrudnienia nowego pracownika wymaga wsparcia działów IT, administracji, działu prawnego, logistyki i facility.

Dzięki świadomości wcześniej wykorzystywanego narzędzia i zamodelowanym procesom, sprawnie udało się wdrożyć najważniejszy proces zatrudniania nowego pracownika.

HR ubrany w proces i wdrożony w CUW

Realizacja procesu zatrudnienia nowego pracownika została oparta o wypracowany model obsługi zgłoszenia. Model zakłada jednego właściciela zgłoszenia – dział HR. Zgłoszenie zostaje rozbudowane o rozproszone na pozostałe działy zadania. Przydzielenie zadania do pozostałych uczestników procesu jest uzależnione od sposobu wypełnienia zgłoszenia. W przypadku gdy nowy pracownik będzie pracował w delegacji, dla działu facility zostanie utworzone zadanie wymagające przygotowania i wydania auta służbowego. Ogół procesu obwarowana jest terminem realizacji na całość zgłoszenia oraz terminami realizacji poszczególnych zadań, przydzielonych do działów biorących udział w realizacji procesu.

Odpowiednio zamodelowany i wdrożony proces pozwala na przyjęcie nowego pracownika w pierwszym dniu pracy, przy zapewnieniu wszelkich potrzebnych do pracy narzędzi. Przed wdrożeniem narzędzia, na przygotowanie nowego stanowiska pracy dział HR potrzebował średnio miesiąc czasu. Po wdrożeniu ServiceDesk Plusa, czas potrzebny do przygotowania nowego stanowiska uległ skróceniu do 10 dni roboczych.

Zakres wykorzystania ServiceDesk Plusa został poszerzony dodatkowo o wykorzystanie narzędzia podczas wdrażania pracownika do organizacji. Nowy pracownik w pierwszym dniu pracy ma za zadanie zapoznać się właśnie z ServiceDesk Plusem, gdzie może zawnioskować o przydzielenie mu ścieżki rozwoju bądź dodatkowych narzędzi do pracy.

Wdrożone centrum usług wspólnych zapewnia dedykowany portal do zgłaszania wszystkich potrzeb pracowników, w tym do działu HR. Wspólny system pozwala na realizację zgłoszeń w miesięcznej skali sięgającej 20 000 zgłoszeń.