Finanse

Obsługa działu Finansowego w CUW

Zobacz

Dział Finansowy

Zarządzanie finansami organizacji jest jednym z najbardziej krytycznych procesów. Wszelkie niepożądane ingerencje w pracę księgowych mogą prowadzić do błędów w rachunkowości, które stanowią prostą drogę do problemów.
Dział finansowy w organizacji odpowiada przede wszystkim za rzetelne prowadzenie rachunkowości przedsiębiorstwa. Przyjmuje do realizacji dokumenty finansowo-księgowe, rozlicza wszystkie płatności w przedsiębiorstwie i odpowiada za sprawozdania finansowe. Jest jednym z tych działów, którym w szczególności powinniśmy zapewnić bezinwazyjne środowisko pracy.
Niestety, częsty brak procesu opisującego zasady świadczenia usług finansowych pozwala zgłaszającym na dobrowolną formę kontaktu z księgowością. Zgłoszenia pojawiają się z wielu stron i w różnych formach. Dział finansowy jest przez to obarczony dodatkowo organizacją pojawiających się zgłoszeń.
Do realizacji zadań związanych z rejestracją i weryfikacją zgłoszeń dział finansowy powinien wdrożyć system automatyzacji.

Często, przy prowadzeniu procesu rozliczenia, mamy do czynienia z różnymi inicjatorami procesu. Wynika to ze specyfiki procesu rozliczenia, który wymaga zweryfikowania wielu danych. Czasem trzeba ich poszukiwać poza działem finansowym, a nawet poza organizacją. Oznacza to, że dział finansowy pracuje na styku biznesu wewnątrz organizacji, jak również z biznesem spoza organizacji. Z tego względu inicjatorami zmian mogą być zarówno pracownicy wewnętrzni jak i inicjatorzy z zewnątrz.

Problemy w dziale finansowym

W wielu współczesnych organizacjach brakuje podejścia procesowego do usług innych jak IT. Praca księgowości jest oparta na najbardziej powszechnych i dostępnych narzędziach jak mail i excel. W dziale administracji realizującym usługi dla dużej grupy spółek energetycznych praca w oparciu o te podstawowe narzędzia była nieefektywna.
W tej samej organizacji, rozpoznano potrzebę scentralizowania usług i wdrożenia centrum usług wspólnych. Ponieważ dział księgowości świadczy usługi również dla klientów zewnętrznych, zadecydowano o wdrożeniu osobnego systemu tylko do zgłoszeń finansowych. Udostępnienie systemu poza ramy organizacji, z racji bezpieczeństwa przechowywanych danych, wymagało podejścia z rozdzieleniem systemów.
Do zadań IT należy dostarczanie odpowiednich narzędzi dla całości organizacji. W przytaczanym case study IT dostarczyło narzędzie ServiceDesk Plus, który stanowił podstawę funkcjonowania centrum usług wspólnych.
Wdrożenie systemu dla księgowości zostało przeprowadzone po realizacji projektu centrum usług wspólnych. Takie podejście to oczywiście możliwość wykorzystania już bardzo szerokiej wiedzy o systemie. Do zamodelowania usług świadczonych dla klientów zewnętrznych oraz wdrożenia narzędzia, przydzielono zespół projektowy odpowiedzialny za projekt cuw.

Dział finansowy jako część CUW

Wdrożenie systemu zgłoszeniowego do pracy w dziale finansowym okazało się rozsądnym wyborem. System pozwolił na centralizację wszystkich usług świadczonych przez dział finansowy. Ułatwił pracownikom organizacji dostęp do usług finansowych. Dzięki integracji z systemem wdrożonym na potrzeby CUW, usługi i wszelkie operacje zgłaszających są dostępne w jednym systemie. Zgłaszający prośby pracownicy korzystają z jednego systemu CUW. Pracownicy działu finansowego pracują w oparciu o dedykowany system, w którym realizują zgłoszenia wewnętrze oraz od klientów zewnętrznych. Dla klientów zewnętrznych udostępniony został portal zgłoszeniowy oraz kanał komunikacji mailowej. W przypadku zgłoszenia drogą mailową od klienta zewnętrznego, system dokonuje automatycznej kategoryzacji i przypisania zgłoszenia w oparciu o treść wiadomości. Automatycznie tworzone jest konto zgłaszającego, pozwalające na stały dostęp do informacji o postępie realizacji usługi.

Zmiana w dziale finansowym pozwoliła na większe zaangażowanie w realizacji zadań docelowych. System zautomatyzował działania poboczne wcześniej realizowane przez pracowników.

Praca działu finansów została objęta jednym systemem, na którym sprawnie pracuje 250 specjalistów – pracowników realizujących operacje finansowe grupy