Dział Prawny

Zobacz jak usprawnić pracę działu prawnego

Zobacz

Dział prawny

Tradycyjne działy prawne firm stanowią jednostkę przeważnie kosztową. Są ważną częścią organizacji, ale niestety, wartość którą tworzą nie jest wyraźnie wyeksponowana dla pozostałych pracowników. Zarządzanie budżetem działów innych jak prawne jest przejrzyste. Przykładowo, w celu optymalizacji kosztów, obcinamy koszty na działania marketingowe czy sprzedażowe, przeznaczamy więcej środków na dział rozwoju w celu zwiększania efektywności działu produkcji. W dziale prawnym decyzje o budżecie muszą być wyraźnie uzasadnione. Inwestuje się przede wszystkim w kompetencje pracowników, rzadko w system usprawniający pracę. Tym bardziej wdrożenie systemu zgłoszeń musi mieć uzasadnianie w mierzalnych wskaźnikach.

W dziale finansowym ciężko zmierzyć średni czas realizacji usługi prawniczej. Czas potrzebny na weryfikację umowy będzie zależny od niezliczonej liczby warunków. Możemy natomiast zbadać czas poświęcany na prace poboczne, w tym komunikację ze zgłaszającym i obsługę rejestracji zgłoszeń mailowych, telefonicznych czy korytarzowych. Zestawienie czasu traconego na zadania poboczne z kosztami pracy prawnika przekładają się na realne sumy. Współczesne działy są świadome potrzeby ucinania tych kosztów przez wprowadzenie narzędzi wpierających obsługę zgłoszeń. Wprowadzenie narzędzia to również zwiększenie efektywności pracowników, którzy zyskują więcej czasu na realizacji zadań docelowych

Dzięki wdrożeniu udało się powiązać ze sobą dwa odległe światy – IT i dział prawny

Problemy w dziale prawnym - pomoc od IT

W dziale prawnym polskiego banku hipotecznego pojawiła się potrzeba usprawnienia pracy. Liczba i sposób zgłaszania zleceń do realizacji przez prawników powodowały oderwanie pracowników od zadań docelowych. Pojawiły się problemy komunikacyjne na styku biznesu z działem prawnym. Problem był znany po stronie usługodawcy i usługobiorcy. Zadecydowano o wprowadzeniu planu naprawczego, polegającego na wdrożeniu podejścia usługowego. Inicjatorem zmian było kierownictwo banku. Ostateczna decyzja o wyborze narzędzia i zamodelowaniu procesów wynikała z sukcesu wdrożenia systemu ServiceDesk Plus dla działu IT. Ponieważ dział prawny przechowuje dane osobowe, zadecydowano o zakupie dedykowanego dla nich systemu. Wybrany i wdrożony system ServiceDesk Plus został zintegrowany z systemem IT, tworząc centrum usług wspólnych dla pracowników. Wdrożenie systemu przeprowadzone zostało przy udziale zespołu IT. Po wdrożeniu dostęp do konfiguracji systemu posiada wyłącznie dział prawny. Dla potrzeb modyfikacji systemu, dział IT świadczy prace konfiguracyjne jako usługę zleconą i nadzorowaną przez dział prawny.

Jednym z warunków wdrożenia systemu było zapewnienie sprawnej komunikacji między działem prawnym a resztą organizacji. Rejestracja zleceń została zapewniona w oparciu o katalog usług prawniczych dostępnych w portalu zgłaszającego. Wszelkie konwersacje odbywają się z poziomu systemu i są zawsze powiązane ze wskazanym zleceniem.

Rozwiązanie - Pomoc prawna jako usługa biznesowa

Decyzja kierownictwa o zmianie podejścia do zadań w dziale prawnym wynikała również z elementu kultury organizacyjnej, który pojawił się wcześniej  po wdrożeniu w dziale IT. W Banku pojawiło się zainteresowanie procesowym podejściem do świadczenia usług wewnętrznych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi. Emanacją tego zainteresowania jest system zarządzania usługami nie tylko prawnymi i IT, ale również w dalszej kolejności, usługami marketingu, administracji i utrzymania.

Dzięki wdrożeniu systemu zgłoszeń dla działu prawnego, udało się powiązać ze sobą dwa odległe światy – IT i dział prawny- poprzez jednolite podejście metodologiczne i spójny (z punktu widzenia klienta wewnętrznego) interfejs komunikacji użytkownika.

Dzięki sprawniejszej komunikacji i zwiększeniu świadomości usług świadczonych przez dział prawny, zauważono realizację większej ilości zadań docelowych. Zwiększona efektywność działu prawnego wynika przede wszystkim z odciążenia prawników od realizacji koniecznych wcześniej zadań pobocznych. Za przyjęcie zgłoszenia, zainicjowanie ścieżki akceptacji, przydzielenie kategoryzacji i prawnika realizującego usługę, odpowiada system.

Zobacz jakie narzędzie zostało wykorzystane do optymalizacji działu prawnego